複合機・コピー機のコラム
複合機・コピー機のコラム
業務用の複合機・コピー機の導入には、リース・購入・レンタルの3つの方法がありますが、どの導入方法が良いのかお悩みの企業様は多くいらっしゃいます。そのような企業様向けに、本記事では業務用の複合機・コピー機の各導入方法のメリット・デメリットを解説させていただきます。
【目次】
業務用の複合機・コピー機はリース、購入、レンタル、どれがおすすめ？
業務用の複合機・コピー機をリースで借りるメリットとデメリット
業務用の複合機・コピー機を一括購入するメリットとデメリット
業務用の複合機・コピー機をレンタルで借りるメリットとデメリット
リース会社を利用する方法
まとめ
業務用の複合機やコピー機を導入する方法には、一括購入（新品・中古）、リース（新品）、レンタル（中古）の3つがあります。それぞれにメリット・デメリットがありますが、おすすめは専門業者から借りる「リース」です。
手元に資金がなくても高額な新品機種を導入できるリースは、オフィス業務の効率化や企業経営においても有用な選択肢といえるでしょう。
複合機・コピー機を購入する場合、最初に多額の費用がかかりますが、リースの場合は費用負担が月毎に分散されるため、初期費用を安く抑えることができます。特にオフィスの開設時や起業時などはメリットが大きいでしょう。
複合機・コピー機のリース料は、そのまま経費として会計処理ができます。支払った経費は売上から差し引くことができるため節税になります。
購入の場合は複合機やコピー機が「資産」として扱われるため、減価償却および固定資産税の支払いが発生しますが、リースの場合は所有権がリース業者に帰属するため、これらが不要です。
リースされるコピー機・複合機は、リース業者が動産保険に加入するため、万一の故障や盗難の場合も、保険適用条件範囲内であれば、保険対応が可能です。
反対にリースのデメリットとしては、複合機・コピー機でのリース契約期間は通常3年から6年で、中途解約が原則できないという点があります。万が一中途解約をする場合、リース料の残りをすべて支払う必要があります。したがって1～2年程度の短期間の利用を希望する場合には不向きです。
ちなみにリース期間の終了後は、期間の延長（再リース契約）か、業者に返却して契約を終了します。再リースの場合はリース金額が割安になります。
リースには所有権がないという点もデメリットとして挙げられます。長期的にリースするとなると、購入する場合と比較して費用の総額が高くついてしまう可能性もあります。
しかしリース期間が終了すれば新しい製品に交換できる点はメリットともいえるでしょう。
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一括購入のメリットとして挙げられるのは、リース代を毎月支払う必要がない点です。長くリースを利用した場合、支払った総額が購入費用よりも割高になることもありますので、長期利用が前提で予算に余裕がある場合は最初に一括購入してしまってもよいでしょう。
購入すれば自己所有物となるため、10万円以上の製品であれば資産として計上できます（ただし固定資産税を支払う必要があります）。もし不要になったら売却することもできます。
購入時は新商品でも、年月が経過するうちに古くなってしまう点がデメリットです。リースの場合は契約更新時に新しい製品に交換することができます。
新品に比べて安い金額で購入できることが中古購入の強みですが、中古の複合機・コピー機の場合、新品よりも故障する可能性が高くなります。中古の複合機・コピー機の修理対応費は、新品の場合と比べて割増になることが多いです。また、製造されてから年月が経過した機種の場合、メーカーに修理を依頼できなかったり、修理部品の製造を終了している可能性があります。
10万円以上の製品の場合、固定資産税の支払い、すなわち減価償却管理が必要です（法定耐用年数は5年）。また、処分する場合は自己負担となります。
「レンタル」とは、レンタル業者が所有している製品を希望する期間だけ借りることができるサービスを指します。
短期間の契約ができることがレンタルの最大のメリットです（複合機・コピー機では一般的に最低1年以上の契約が基本です）。中途解約は可能ですが、違約金が発生する場合があり注意が必要です。契約期間終了後は期間延長するか業者に返却します。
月額料金はリースと比較して割高傾向で、レンタル期間が短くなるほど高くなることが一般的です。しかし、レンタル料金は損金処理が可能なため、節税につながります。また所有権は業者にあり、減価償却は必要ありません。
レンタルは基本的に短期間での使用が想定されているため、月々のレンタル料がリースに比べて高いことが多いです。保守費用も新品の場合より高額に設定されていることが多いです。
対象となる複合機・コピー機のほとんどが中古品で、新品をレンタルすることが難しい点もデメリットです。レンタル業者がその時点で保有している機種の中から選ぶことになるため、希望の機種を選べないケースも少なくありません。
リースであれば新品の中から希望の機種を選ぶことができますし、月々の利用料や保守費用も安価に抑えられています。
リースの契約にあたっては事前審査が必要です。ただし審査基準は、銀行から借り入れをする際の審査と比較すると緩やかです。
リース手続きの大まかな流れは以下の通りです。
・審査
・契約書
・設置日時や工事の打ち合わせ
・設置工事
・機器の使用
審査に通過して契約書を取り交わした後は、導入する複合機・コピー機の設置工事が行われます。新しくオフィスを開設する場合は間取り図が必要になる場合がありますので、早い段階で確認しておきましょう。
今回は業務用の複合機・コピー機の導入方法として「リース」「一括購入」「レンタル」を比較検討するポイントについてご紹介しました。
それぞれにメリットはありますが、リースなら初期費用を抑えることができ、最新モデルを使用することができます。「できるだけ初期費用を抑えたい」とお考えの場合は、ぜひこの機会にリースでのご利用を検討してみてはいかがでしょうか。
複合機NAVIでは、お客様のご要望やご利用状況をヒアリングしたうえで最適な複合機・コピー機のご提案をさせていただきます。ぜひお気軽にご相談ください。
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