複合機・コピー機のコラム
複合機・コピー機のコラム
複合機とは、コピーだけではなく、プリンター、FAX、スキャナーなど数多くの機能を搭載した印刷機器のことを指します。
かつてはそれぞれの機能ごとに別々に機器を用意する必要がありましたが、一台でまかなえる複合機の登場により省スペース・省コスト・省電力が実現しました。
このページでは複合機の便利な機能、導入するメリット、選び方について解説いたします。
複合機NAVIでは月額2,400円からのリース価格をご提供しています。
弊社は各メーカーの正規一次代理店で、長年にわたり国内トップクラスの販売実績を上げており、一度に大量に仕入れているため、業界最安値でのリース価格が可能になっています。
お客様のご要望をヒアリングさせていただき、最適な機種をご提案いたしますので、お気軽にご相談ください。
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目次
複合機の機能については、大きく二つに分けてご紹介します。
紙から紙へ情報を複写するコピー機能は、プリンター機能にその座を奪われつつあります。
ビジネスにおけるデジタル化の波は、オフィスの環境を一変させました。
いまや、パソコンは一人に一台の時代です。
メールをはじめとした電子文書がインターネットを介して交わされ、パソコンからダイレクトに出力されるようになっています。
家庭用の電話機にもFAX機能が付いたものがありますが、オフィスでは複合機に搭載されているFAX機能を使うケースがほとんどです。
紙の文書を送受信するのはもちろん、パソコンの操作でデータを直接FAXで送信したり、指定したフォルダに格納して外から確認することも可能です。
現在は、FAX機能もそれ単体で使用されることは少なくなりました。
FAX機能でスキャンした書類をデータ化し、相手方のパソコンへ通信網を利用して送信するなど、スキャナーとしての役割に比重が置かれています。
紙の文書や書類をスキャナー機能で電子化し、PDFやJPEGなどの形式に変換してメールで送信したり、電子データとして社内で共有するなど、紙媒体の状態ではできなかった情報活用が可能になっています。
複合機と複写機・プリンターなどの違いについて、気になる方は下記の関連記事をご覧ください。
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印刷機、プリンター、複写機、コピー機、複合機の違いとは？
複合機を導入するメリットについて、ここでは4つご紹介していきます。
コピー、プリンター、FAX、スキャナーなど、多くの機能が一つのボディーにコンパクトに収納されているのが複合機です。
スリムな複合機によってオフィスのスペースを有効活用できることが第一のメリットです。
複合機は消費電力の削減に大きく貢献しています。
業務時間内は電源を入れっぱなしにしていることが多いと思いますが、待機時間は案外長く、その間の消費電力は無駄になります。
そこで賢く利用したいのが、複合機の省エネモード機能です。
省エネモードとは、複合機を稼働させていない時の消費電力を抑える機能です。
設定により、電力を抑えた状態を自動的に維持できます。
スペックの高い複合機になると1分間に70枚〜80枚の印刷ができる高速印刷や、一度フィーダーに原稿を取り込めば一瞬で紙の両面にプリントする両面印刷機能、また、会議資料などの冊子の折りや綴じを自動で行ってくれるフィニッシャー機能などは、業務のスピードアップに便利な機能です。
これらの便利な機能をうまく組み合わせて活用することで、業務のスピードアップにつなげることが可能です。
時間がかかっている作業がある場合は、その作業を短縮できる機能が付いた機種があるかどうかを確認していただくことをおすすめします。
複合機はインターネット環境に対応しているため、紙の文書をスキャンして電子化し、相手のパソコンに直接メールで送信することが可能です。
また、スキャンしたデータをクラウド上のフォルダに保存し、全社で情報を簡単に共有することもできます。
このように、複合機を活用してデジタル化を進めていくことで、場所を選ばない情報共有が可能になり、テレワークにも対応しやすくなるというメリットがあります。
その他にも、紙の情報をデジタルデータ化することで、紙代や印刷代、ファイリング代などのコストの削減にもつながります。
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ここからは、自社に適した複合機を選ぶためのポイントを解説していきます。
複合機・コピー機の導入を検討する際には、下記の要素をしっかり考慮するようにしましょう。
複合機の性能は印刷速度によってグレードが分けられます。
印刷速度によってリース料金も変わってきますので、オフィスで必要とする印刷枚数を見積りましょう。
必要な印刷速度は、複合機の月間使用枚数に応じて決まってきます。
月間使用枚数と、必要な印刷速度（1分間あたりの複写枚数）の目安を以下にまとめましたので、参考にしてみてください。
印刷速度が速い機種のほうがストレスなく使えますが、価格が高くなり、本体のサイズも大きくなります。
コストパフォーマンスを重視するなら、必要以上に印刷速度の速い機種を選ばないようにしましょう。
複合機の画質は、読み取りとプリントの解像度や、印刷方式に左右されます。
現在主流の業務用レーザー複合機の解像度は最低でも600×600dpi以上なので、一般的な業務で使用する上では十分です。
写真を含む印刷物をきれいに印刷したい場合は9,600dpi×1,200dpiなどの高い解像度の機種を選択するとよいでしょう。
メーカーによって発色の特徴などが変わりますので、各メーカーの特徴も調べておきましょう。
複合機はタッチ式のパネルで操作します。いくら高性能な機種でも、使いこなせなければ意味がありません。
タッチパネルの大きさは十分か、ボタンが多すぎて分かりにくくないか、基本的なコピーやスキャンはシンプルな操作でできるか、といったポイントをチェックしましょう。
高機能な複合機の中には通信機能やクラウド対応機能がついた機種があります。
スキャンした文書をクラウド上のストレージに直接保存する、クラウド上のファイルをそのまま印刷する、といった使い方ができます。
FAXで受信した文書をそのまま自分のパソコンで確認する、といったこともできるため、働き方の幅が拡がります。
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ここまでは自社にあった複合機を選ぶ際の基本的なポイントを解説してきましたが、
自社が必要とする機能を把握することはできたけど、ここからどうやって機種を絞り込んでいけばいいのだろう？と迷ってしまう方もいらっしゃると思います。
そこで、複合機の機種選びに迷ったときの方法を2つご紹介します。
複合機を扱っているメーカーはたくさんあるため、メーカーと直接やりとりをするのはなかなか大変です。
様々なメーカーの複合機を取り扱っている代理店を通じて、各メーカーからの一括見積りを取り寄せれば手間を省くことができますし、
代理店の営業マンは日頃からプロの厳しい目で各メーカーの機種を吟味しているので適切なアドバイスをもらうこともできるでしょう。
代理店に希望のスペックを伝えて各メーカーの一括見積りを取り寄せたり、複数の業者に見積りを依頼して、最もお得な代理店を見つけましょう。
自社のオフィスに最適な機種がよく分からない場合などは遠慮なく営業マンに相談してみてください。
複合機の専門家におすすめの機種を紹介してもらうほうが失敗を避けられるでしょう。
また、営業マンの対応の早さや丁寧さを見れば、業者の信頼性も判断できます。
複合機NAVIでは各メーカーの正規一次代理店で、長年にわたり国内トップクラスの販売実績を上げており、一度に大量に仕入れているため、業界最安値でのリース価格が可能になっています。
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自社に必要な機種のあたりがつけられたら、次にすべきことは信頼できる業者探しです。
ここでは信頼できる代理店を選ぶためのポイントをご紹介します。
複合機のリース期間は3年～6年です。その間にはトナーの交換が必要ですし、メンテナンスも必要です。
サポート体制が充実していない業者と契約してしまうと十分な補償を受けることができませんので、定期メンテナンスなどのサポートに秀でた代理店、メーカーと契約するようにしましょう。
また、リース契約の途中で業者が倒産してしまうとサポートも受けられませんし、リース契約の更新もできません。
資本金の額や上場の有無、創立してからの年月、利用者の口コミなどを調べて、経営状態が安定していて実績のある代理店を選びましょう。
複合機のリース料金やカウンター料金は各社が独自に設定しています。
同じ機種であれば費用が安いにこしたことはありません。
業務用の複合機の場合、リース料金のほかに、定期的なメンテナンスのためにカウンター保守というタイプの保守契約を結ぶことになります。
カウンター保守契約では、月々の印刷枚数に応じた料金を支払うことで、修理代やトナー代が不要になります。
リース料金が安くてもカウンター保守料金が高い場合があるため、両方の金額を確認するようにしましょう。
また、購入したトナーが切れるまでは無料で修理してもらえる、キット保守という保守契約もあります。
トナー代金は高くなりますが、印刷する枚数が少なめ（月500枚以下）の場合はキット保守のほうがカウンター保守よりお得になる可能性があります。
ただし、キット保守に対応しているコピー機は少なく、多くがモノクロ印刷しかできないため、基本的にはカウンター保守を利用することになります。
カウンター保守でも料金は業者によって異なりますので、複数の業者を比較してみることが重要です。
ランニングコストを削減するためには安値で設定している業者を選ぶとよいでしょう。
いざ複合機を導入しようとすると、購入とリースでどちらの導入方法がいいのか迷ってしまいますよね。
リースと購入のどちらが適しているのかは、ケースによって異なります。
ここではリースが向いている場合、購入が向いている場合について、それぞれ簡単に説明します。
リースをおすすめするのは、下記のようなケースです。
初期費用を抑えたい、最新機種を常に使いたい、ランニングコストを抑えたい、などのニーズにマッチしているのがリース契約になります。
購入よりもリース契約の方がメリットが多いと感じる企業様が多いため、一般的には多くの企業様でリース契約が選ばれています。
購入をおすすめするのは、下記のようなケースです。
印刷枚数が少ない、長期間使用する予定、独自の機能やカスタマイズが必要などのケースが当てはまる企業様では、リース契約ではなく購入を選択されるケースもあります。
ただし、製造されてから年月が経過した機種の場合、メーカーに修理を依頼できなかったり、修理部品の製造を終了している可能性があります。
購入の際はこういったケースが発生する可能性があることにも注意が必要です。
複合機・コピー機のリース・購入・レンタルなどの導入方法について更に詳しく知りたい方は、下記の関連記事もご覧ください。
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業務用の複合機・コピー機はリース、購入、レンタル、どれがおすすめ？
複合機は、従来は別々に存在していたコピー機やプリンター、FAX、スキャナーなどの便利な機能が一台にコンパクトにまとめられた機械です。
複合機の導入は、オフィス環境や働く人々の業務形態にも影響を及ぼすため、導入する機種や代理店を選ぶ際には、自社に適したスペックを把握すること、サポートや実績の充実した業者を選ぶことが重要です。
複合機NAVIではお客様のご利用環境やご要望に応じて最適な複合機・コピー機をご提案させていただいております。
複合機・コピー機の導入や入れ替えをご検討の方はぜひお気軽にお問い合わせください。
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