オフィスで受信したFAXをテレワーク先にメールで転送する方法

複合機NAVIブログをご覧いただき誠にありがとうございます。
営業担当の阿部です。

この2～3か月で環境は大きく変わり「テレワーク」という働き方が求められる世の中になりました。
しかし、業務上テレワークができないというお客様も少なくないのも事実です。

テレワークをする上で大きな障害となりうるのが、「FAX」です。
徐々にメールに移行してきているとはいえ、まだまだFAX文化は残っている業種も多いかと思います。

「FAXを確認するために会社に行かないといけない」
「FAXを送り返す必要があるから会社に行かないといけない」
「FAXを印刷して必要事項を記載しFAX返送しないといけない」

・・・しょうがないとはいえ正直、煩わしくないですか？

そのような業務はすぐに改善するべきです。
今回は無駄な業務を無くし、少しでもテレワークを導入しやすくするための便利な機能を事例と共にご紹介いたします。

こちらの記事で少しでもテレワークへのお役立ちになりましたら幸いです。

１．受信したFAXをメールへ転送する
最近ペーパーレス化の取り組みで受信したFAXを複合機で留め置きをして、
必要な文書だけを印刷するということを実践されているケースは非常に多いです。

その技術を応用して、届いたFAXを印刷せずに複合機で留めさらにそれを指定したメールへ転送することができます。

そうすることで、到着したFAXをいちいち会社に行くことなく、
外出先やご自宅などインターネット環境があればどこでも確認することが出来ます。

２．スキャンしてメールで送る
こちらはFAXとは関係ないですが、知らない方が意外と多いので一緒にご紹介いたします。

この機能は煩わしい手順無しに自分のスマホや外出先の営業さんにすぐに書類を送付できるというメリットがあります。

この機能を利用し図面をスマホに送って現場で確認するために使用されたり、
外回りしている営業さんへ会社に届いたFAXや郵便物をすぐに転送されたり
などの使い方が出来ます。

３．外出先からFAXを送信する
こちらは複合機単体でどうにかなるというわけではありませんが、
テレワークを進めるうえで必須である送信方法についてもご紹介いたします。

細かい話をしてもややこしくなってしまいますので、大まかにご説明をいたします。

複合機は基本的に社内のネットワーク環境内であればパソコンからでも
プリントするような感覚でFAXを送信することが出来ます。

ただ、外出先からは社外のネットワーク環境になってしまいますので当然出来ません。

ですので社外のネットワークから社内のネットワークへアクセスするためのシステムを構築することで社外からもFAXを送信が可能となります。

こちらに関しては難しい話になりますのでページ下記の連絡先よりお問い合わせいただけましたらご紹介・ご説明をさせていただきます。

４．届いたFAXを印刷することなく記入して返送する
届いたFAXを印刷せずに返送するということは１～３で既にご紹介いたしました。

それをどう編集するかという問題ですが、PDFは編集できないというのが基本的な認識だと思います。

ただし、ゼロックスの「Docuworks」やキヤノンの「imageWARE Desktop 」など
編集ソフトを利用することで簡単に記入したり印鑑を押したりすることが出来ます。

また、単純に文字入力さえできればいいのであれば、Adobe社で出している無料の「Acrobat Reader」でも編集することは可能です。

それらを利用して編集することで印刷してFAXという煩わしい手間ともおさらばすることが出来ます。

いかがでしたでしょうか？

これらを利用することで実際に弊社では完全にテレワークでFAXのやり取りも実現しております。

複合機をお入替えをされるタイミングでこういった運用面も検討の一つとしてされると良いかもしれませんね。

複合機NAVIでは複合機のご相談だけでなく、上記のような働き方改革やテレワークに関するご相談も承っておりますのでお気軽にご相談ください。

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