複合機・コピー機のコラム
複合機・コピー機のコラム
コピー機や複合機というのは、機械なので使い方やメンテナンス方法によって、寿命が大きく異なります。コスト削減のためにも、できる限り長く使いたいものですよね。ここでは、コピー機や複合機を長持ちさせるためのポイントや、長もちするコピー機の選び方などについて、詳しくご紹介します。自分にぴったりの1台を選んでみましょう。
【目次】
＊コピー機や複合機を長持ちさせるメンテンス
＊メンテナンス方法はマニュアルを確認
＊メーカーメンテナンスが受けられる保守契約を
＊長持ちするコピー機や複合機の選び方
＊コピー機や複合機は必要最低限の機能で選ぶ
＊まとめ
コピー機や複合機は、企業やオフィス、お店などで、もはや欠かすことのできないオフィス機器ですが、どれくらいで寿命がくるかご存じでしょうか。コピー機や複合機は決して安い買い物ではありません。
大きな会社ともなれば1台では足りず各フロア、各部署に置く必要も出てきます。一般的には、総コピー枚数を寿命の目安とされており、低速機で18万枚ほどが目安で、耐用年数は5年ほど。しかし、実際には印刷枚数と設置する場所によって大きく変わってくるのです。
コピー機などの寿命は、出力を行うことで部品にダメージを与え、少しずつ劣化します。スペック以上の大量印刷を頻繁に行えば、寿命をすぐに迎え、必要最小限の印刷であれば、それだけ長く使用できることになるでしょう。機械の導入時にその会社の月間印刷枚数、ニーズに合わせて機種を選ぶことが最も大切ですが、何でもかんでも印刷しておくという習慣がある場合は正しておく必要があります。
例えば、社内で回す回覧資料などの場合は、スキャンだけしてデータ化するなど、わざわざ印刷せずに、データ化して保存するようにしてみてはいかがでしょうか。ペーパーレスになれば、コストも削減することが可能なうえに、機械としてもずっと使うことができますので、社員と考え方を共有して上手に付き合うようにしましょう。
導入後は、機械に無理な負荷をかけないようにしなければなりません。湿気やホコリ、直射日光などを嫌いますので、スペースのある清潔な場所で利用するようにしてください。長く使うためには、マニュアルを読むことが重要です。リースやメンテナンス契約により業者に任せてしまうだけではなく、設置場所の注意事項やお手入れの方法など、きちんと把握することができます。
特に、注意や危険、警告などが発生すると故障の原因になりますので扱いには十分注意しましょう。機械の手入れを定期的にすることも大事なポイントですが、これは素人にはできませんので、業者に依頼することになります。
会社やオフィスの業務に必要になるからと購入した複合機なので、できる限り長く使いたいものです。そのために、導入したら最初にマニュアルをきちんと読み込みましょう。マニュアルには、設置場所やお手入れ方法など、長く使うためのポイントが記載されています。きちんと読み込んで、実行するようにしてください。
日常的なメンテナンスとして、原稿を置くガラス台、原稿台カバーの裏面などが汚れていると、スキャンやコピーが読み込めず汚くなってしまうことがありますので、きれいに保つよう心がけましょう。また、機械自体に自動清掃機能が付いていることがありますので、「出力したものに筋が入っている」「画像などが汚く不均一に抜けている」という現象になる場合には、内部が汚れている可能性が高いです。この自動清掃機能を利用してクリーニングを定期的に行いましょう。
複合機やコピー機を購入、あるいはリース契約を結ぶ際、ほとんどの場合、リース契約とは別に保守契約を結ぶことで利用期間中にメンテナンスを受けることができます。保守契約とは、機械の出力トラブルなどに対し、スタッフを派遣して修理するサービスを受ける契約のことをいいます。カウンター方式、キットトナー方式、スポット方式などの形態があり、一般的にはカウンター方式となります。
カウンター保守契約は保守契約の中で最も多い契約とされています。カウンター保守の特徴は印刷枚数に応じて料金が変動し、印刷単価が1枚◯円と決まっている点でしょう。カウンター保守契約の料金は基本料金と印刷枚数によって決まり、月ごとに支払う形になります。カウンター保守契約を契約すると契約期間に万が一故障した場合、基本的に無償で対応してくれるので心強いです。また、契約期間中にトナーがなくなっても料金に含まれている場合が多く、 無償で交換してくれるところがほとんどです。その他、定期的なメンテナンスや不明な点のサポートなど内容の充実した契約です。
キット保守契約の特徴はトナーキットの交換が発生、もしくは契約から5年間が基本的な契約期間です。カウンター保守と違って基本料金がかからず、料金がかかるのはトナーキットを交換する時が基本になります。キット保守契約は複合機・コピー機の購入やリース契約に適用されることがあり、使用頻度が高くない利用者向けの契約です。定期的な料金は発生しませんが、業務用のトナーは1本あたりの値段が高いので使用頻度の高い方が契約してしまうとランニングコストが高くなってしまいます。
年間保守契約は年単位のメンテナンスやサポート契約です。年間保守契約は一括で料金を支払うことになりますが、契約期間中のメンテナンスやサポートは無償となります。ただし、カウンター保守と違ってトナーなどの消耗品に関しては別途購入が必要になる場合がありますので確認が必要です。
スポット保守契約は他の3つの保守契約とは大きく異なります。スポット保守契約が結ばれるのは基本的に中古複合機・コピー機に多く、新品に適用されることはほとんどありません。スポット保守契約の特徴は故障が発生する度に料金が発生するという仕組みです。部品代や出張費などすべて自己負担となるため、定期メンテナンスなどは基本ありません。定期的な料金が発生しないメリットはありますが、メンテナンスサービスがないのは不安材料です。
複合機などのオフィス機器は、会社やオフィスの立ち上げ段階で必要経費の中に組み込まれる対象となりますので、その企業や会社に最も適した商品を購入する必要があります。しかし、知識のないまま購入してしまうと、「実はもっとその場にあった商品があったかもしれない」という結果にもなりかねません。
そのため、しっかりと自社に合ったコピー機や複合機を選ぶ必要があるでしょう。価格やスペックだけを見て買ってしまっている場合は、今一度選び方についてきちんと理解することをおすすめします。
まず、選び方の基本として月間印刷枚数が何枚なのかを把握しましょう。機器の値段の違いとなるポイントは、印刷スピードです。1分間に印刷できる速度が速ければ速い程、高額な機器となり、遅ければ比較的低価格に設定されています。
速いということはハイスペックの一つの判断になります。しかし、月間印刷枚数を算出した場合、そこまでの機能を要しないと判断されたら、それはオーバースペックになってしまう恐れがあり、高い買い物となってしまいかねません。
コピー機や複合機器を選ぶ際には月間印刷枚数がキーポイントですが、その他にも、その会社や企業、お店や事務所によって求められる機能が異なりますので、必要な機能がちゃんと付いた商品かどうかの確認もするようにしましょう。
基本的に、大きな機能の差はありません。主にカラーやモノクロ印刷、FAXの送信、スキャナー、データ送信などの機能があります。現代において、拡大縮小、両面印刷などはほぼ当たり前に搭載されているので気にする必要はありません。
ただし、家庭用とは異なりビジネスで使う機械になると、使えると思っていた機能がないだけで、仕事の稼働率も悪くなってしまいます。必要な機能が搭載されていることを確認することが大切です。高い費用を出して導入した意味が薄れてしまう場合もありますので、仕事の目線で機能について契約前に確認を怠らないようにしましょう。
コピー機や複合機は、必要なスペックにあったものを購入して、適切に使用することで長期間使うことが期待できます。逆に適当に選んでしまって、用途とあっていないと一般的な耐用年数である5年を下回る恐れがあるでしょう。購入の段階から、印刷枚数や機能を意識して選び、定期的なメンテナンスを怠らず、長期間使い続けられるよう心がけることが賢明です。
複合機NAVIではコピー機・複合機の導入後のメンテナンスも最高品質のメンテナンスをご用意しております。コピー機・複合機を導入の際に、メンテナンス面が気になるという方もぜひお気軽にご相談ください。
